根据(殡葬服务机构业务档案管理规范》(MZ/T 145-2019),殡葬服务机构业务档案是指殡葬服务机构在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放(葬)等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史信息记录。基地业务档案资料的收集工作就是按照墓地管理的有关规定,依据墓地管理档案归档范围,通过一定的方法将墓地管理单位各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、各类存储介质等)集中到墓地档案管理部门(档案馆、室)的过程。
档案收集的方法分为接收和征集两种。作为墓地管理单位档案管理部门,接收业务部门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。
墓地业务档案是由墓地业务管理文件资料经立卷整理、归档转化而来的。基地业务管理文件资料在积累时应注意以下几点:
1.严格归档范围
文件资料的积累范围要符合墓地管理档案的归档范围。每做一项工作都要记录和形成一定的文件资料,并对照墓地管理档案归档范围把有保存价值的部分积累起来,待任务结束后再进行整理、归档。
2.保留原始文件
出处。
在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件，在无法保存原件的情况下,应注明复印件
3.严格登记手续
制度。
积累的文件一定要进行登记,有关人员使用时要有借用手续,并严格执行有关规章