墓地管理员在工作前要对服务设施、用品等进行检查和准备。保证接待服务场所各类物品、设施的整洁有序，保持场所安静，并定期对接待服务场所的场地与设施进行消毒和维护。定期查看休息室和业务厅的灯光、空调机是否正常运行，墓园沙盘等设施是否能正常使用，计算机、电子收银机是否能正常使用，休息室的沙发、桌椅有无灰尘、破损，等等。-旦发现问题及时处理，或通知维修部门进行维修或更新，保证各项服务工作的正常开展。墓地管理员在提供接待服务工作前，要准备好用于介绍、宣传墓园内容的园区指南。指南应包括产品介绍及其价格、各类服务名称及其价格、图片、资料、光盘、价目表、殡葬服务行政主管部门的监督电话、本机构的投诉电话等内容。
墓地管理员要在服务总台配备物品，如公墓概况及服务内容简介、服务人员名片、雨具、便民医药箱、纸、笔、老花镜等，以供赠送给服务对象或其自行索取。在接待厅(室)配备物品，如休息座椅、意见箱、饮用水、垃圾桶、电脑、电话、打印机等相应的办公设施。
所有准备工作完成后，墓地管理员应处于规定的工作位置，恭候服务对象的到来，以便及时开展墓地接待服务工作。